Cập nhật thông tin về địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư do thay đổi địa giới hành chính
Ngày 22/7/2025
Từ ngày 01/7/2025, Việt Nam sắp xếp lại đơn vị hành chính cấp tỉnh và chính thức áp dụng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Sau khi sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính cấp tỉnh sẽ dẫn đến việc thông tin về địa chỉ của doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (“ERC”) và thông tin về địa điểm thực hiện dự án đầu tư tại Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (“IRC”) có sự khác biệt.
Trên cơ sở đó, Bộ Tài chính ban hành các văn bản hướng dẫn doanh nghiệp về điều chỉnh ERC và IRC tương ứng:
1. Về việc cập nhật lại thông tin địa chỉ doanh nghiệp tại ERC
1.1. Thời điểm cập nhật thông tin về địa chỉ doanh nghiệp
Tại Công văn số 4370/BTC-DNTN ban hành ngày 05/4/2025, Bộ Tài chính hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trong trường hợp có thay đổi địa giới hành chính như sau:
- Doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng ERC, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.
- Doanh nghiệp cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp.
1.2. Nội dung khác cần cập nhật, bổ sung khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi trong đăng ký doanh nghiệp
Mặc dù không bắt buộc phải thay đổi, cập nhật lại thông tin về địa chỉ doanh nghiệp tại ERC khi thay đổi địa giới hành chính, nhưng trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh thì phải cập nhật, bổ sung đồng thời các nội dung liên quan để đảm bảo đồng bộ nội dung mới phát sinh theo quy định tại Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp ban hành ngày 17/6/2025 và Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ban hành ngày 30/6/2025 như sau:
1.2.1. Thông tin cần cập nhật để đồng bộ theo yêu cầu:
- Doanh nghiệp đồng thời điều chỉnh các nội dung liên quan đến việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính/địa giới hành chính như: địa chỉ nhận thông báo thuế, địa chỉ liên lạc của người đại diện theo pháp luật/người đại diện theo ủy quyền/chủ sở hữu, …
- Thông tin về Giám đốc/Tổng giám đốc (số định danh cá nhân): Quy định hiện hành bổ sung thông tin về “số định danh cá nhân” của Giám đốc/Tổng giám đốc, doanh nghiệp có thể đồng thời bổ sung thông tin này tại hồ sơ điều chỉnh địa chỉ trụ sở chính.
1.2.2. Thông tin bắt buộc bổ sung khi điều chỉnh ERC theo quy định hiện hành:
Nghị định số 168/2025/NĐ-CP đã bổ sung quy định mới về tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp và nghĩa vụ kê khai, lưu giữ thông tin của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp xác định chủ sở hữu hưởng lợi và nghĩa vụ kê khai như sau:
(i) Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp: Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp có tư cách pháp nhân là cá nhân đáp ứng một trong các tiêu chí sau:
a. Cá nhân sở hữu trực tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp;
b. Cá nhân sở hữu gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp;
c. Cá nhân có quyền chi phối việc thông qua ít nhất một trong các vấn đề: Bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên; người đại diện theo pháp luật, giám đốc hoặc tổng giám đốc của doanh nghiệp; sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp; thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty; tổ chức lại, giải thể công ty.
(ii) Trường hợp phải kê khai hoặc lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi:
- Doanh nghiệp có chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân theo tiêu chí a hoặc c tại Mục 1.2.2.(i) nêu trên hoặc doanh nghiệp có cổ đông là tổ chức sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên phải thực hiện nghĩa vụ kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh về chủ sở hữu hưởng lợi khi thực hiện thủ tục đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất.
- Doanh nghiệp có chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân sở hữu gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp theo tiêu chí b tại Mục 1.2.2.(i) thì không phải kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Doanh nghiệp tự xác định và lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi.
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và được cấp ERC điều chỉnh, doanh nghiệp có thể tiến hành thủ tục nội bộ để thay đổi mẫu dấu theo địa chỉ mới.
2. Về việc điều chỉnh dự án đầu tư trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính
Ngày 09/4/2025, Bộ Tài chính ban hành Công văn số 4525/BTC-PC hướng dẫn xác định ưu đãi đầu tư; thủ tục điều chỉnh dự án đầu tư trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính, cụ thể như sau:
- Luật Đầu tư và Nghị định số 31/2021/NĐ-CP không quy định về việc điều chỉnh dự án đầu tư trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính. Trên cơ sở đó, các dự án đã được cấp quyết định chủ trương đầu tư/IRC thì được tiếp tục thực hiện theo các văn bản này.
- Trường hợp nhà đầu tư có nhu cầu điều chỉnh dự án đầu tư, nhà đầu tư thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Luật Đầu tư và Nghị định số 31/2021/NĐ-CP.
Lưu ý rằng từ ngày 01/07/2025, tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp sẽ không được sử dụng nữa và sẽ bắt đầu sử dụng tài khoản định danh điện tử trên VNeID để truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính các cấp để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định.
Như vậy, nếu doanh nghiệp không thực hiện định danh điện tử sẽ gặp khó khăn để có thể kết nối được với các thông tin dữ liệu cũng như thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp.
---------------------
Trong bối cảnh áp dụng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, cơ quan có thẩm quyền không bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục điều chỉnh ERC, IRC khi thay đổi địa giới hành chính. Tuy nhiên, việc ban hành Luật sửa đổi, bổ sung Luật Doanh nghiệp 2025 và các Nghị định hướng dẫn có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2025 đánh dấu bước điều chỉnh pháp lý quan trọng với nhiều nội dung liên quan trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu doanh nghiệp phải nắm bắt và tiếp cận một cách nhanh chóng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Để nhận được sự hỗ trợ, tư vấn về mặt pháp lý, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau đây:
CÔNG TY LUẬT HỢP DANH LA
Địa chỉ: Phòng D14, Lầu 2, 40 Bà Huyện Thanh Quan, Phường Xuân Hòa, TP Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 3930 6949
Email: thaianh.luong@la-vn.com